A algunas personas la palabra planificación les complica un poco. A veces creemos que no somos buenos para eso, pero olvidamos que se trata de un hábito muy humano. Piensa por un momento: ¿qué haces antes de ir a hacer las compras semanales al supermercado? ¿tus viajes y vacaciones surgen de la noche a la mañana? Seguramente, durante tu vida has practicado la planificación hasta en las acciones más cotidianas.
Además, el cerebro humano es una máquina muy eficiente a la hora de planificar, al punto de que aún no puede ser imitado por los computadores más sofisticados en muchos procesos que implican la gestión de nuestras vidas. Entonces, habiendo asumido estas ventajas, ¿qué esperas para empezar a planificar también otras tareas que conciernen a tu vida?
Planificación para mejorar la productividad personal y profesional
Cada cierto tiempo es fundamental que hagas un análisis de tareas, revisando retrospectivamente lo que realmente estás realizando. Por eso, queremos invitarte a que te ocupes de optimizar el tiempo y organizar el trabajo para así mejorar tu productividad personal y profesional en tu arduo día a día.
Para esto en FREED diseñamos la Plantilla Análisis de actividades, que podrás descargar, imprimir y llenar. Este ejercicio será muy útil para entender qué tareas y actividades son esenciales, qué puedes dejar de hacer, que es posible de ser externalizado y para aprender a delegar.
Esta dinámica consiste en lo siguiente:
- En la primera columna de la izquierda lista todas las tareas que ocupan tu tiempo, que son recurrentes y tienen una cantidad de horas asociadas. Incluye tus proyectos en curso y pendientes.
- En la segunda columna identifica aquello que es esencial. Se trata de las tareas, actividades y proyectos que solamente tú puedes realizar. Marca con un visto las que califiquen en esta categoría.
- Luego, en la tercera columna, marca las tareas que podrías eliminar, las que puedes dejar de hacer, porque no aportan valor al cliente ni a tu equipo.
- En la cuarta columna marca todo lo que es posible delegar, eso que podría hacer otra persona. Para resolverlo, pregúntate: “si mi hora hombre vale X, ¿puedo pagarle a alguien para que lo haga mientras yo me concentro en lo esencial?”
- En la quinta columna marca las tareas factibles de automatizar. Son repetitivas, te demandan mucho tiempo y hoy existen aplicaciones y plataformas web que te ayudarían a automatizarlas: agendamiento de reuniones, traducciones de textos, transcripciones de entrevistas o charlas en audio y video, edición de imágenes, etc.
- En la sexta columna pregúntate: “¿es realmente necesario que yo haga esta tarea?” La idea es que identifiques todo lo que es factible de externalizar.
