Pentru unii, cuvântul planificare este puțin complicat. Uneori credem că nu suntem buni la asta, dar uităm că este un obicei foarte uman. Gândește-te pentru o clipă: ce faci înainte de a merge la cumpărăturile săptămânale la supermarket? Călătoriile și vacanțele tale apar peste noapte? Cu siguranță, de-a lungul vieții ai practicat planificarea chiar și în cele mai cotidiene acțiuni.
În plus, creierul uman este o mașină foarte eficientă în ceea ce privește planificarea, până la punctul în care încă nu poate fi imitat de cele mai sofisticate computere în multe procese care implică gestionarea vieților noastre. Așadar, asumându-ne aceste avantaje, ce mai aștepți pentru a începe să planifici și alte sarcini care privesc viața ta?
Din când în când este fundamental să faci o analiză a sarcinilor, revizuind retrospectiv ceea ce realizezi cu adevărat. De aceea, vrem să te invităm să te ocupi de optimizarea timpului și organizarea muncii pentru a-ți îmbunătăți productivitatea personală și profesională în ziua ta aglomerată.
Pentru aceasta, la FREED am conceput Șablonul Analiza activităților, pe care îl poți descărca, imprima și completa. Acest exercițiu va fi foarte util pentru a înțelege ce sarcini și activități sunt esențiale, ce poți renunța să faci, ce poate fi externalizat și pentru a învăța să delegi.
Această dinamică constă în următoarele:
- În prima coloană din stânga listează toate sarcinile care îți ocupă timpul, care sunt recurente și au un număr de ore asociate. Include proiectele tale în curs și cele în așteptare.
- În a doua coloană identifică ceea ce este esențial. Este vorba despre sarcinile, activitățile și proiectele pe care doar tu le poți realiza. Marchează cu o bifă pe cele care se încadrează în această categorie.
- Apoi, în a treia coloană, marchează sarcinile pe care le-ai putea elimina, cele la care poți renunța, deoarece nu aduc valoare clientului sau echipei tale.
- În a patra coloană marchează tot ceea ce este posibil de delegat, ceea ce ar putea face o altă persoană. Pentru a rezolva, întreabă-te: „dacă ora mea de muncă valorează X, pot plăti pe cineva să o facă în timp ce eu mă concentrez pe esențial?”
- În a cincea coloană marchează sarcinile care pot fi automatizate. Sunt repetitive, îți cer mult timp și astăzi există aplicații și platforme web care te-ar ajuta să le automatizezi: programarea întâlnirilor, traduceri de texte, transcrieri de interviuri sau discuții audio și video, editare de imagini etc.
- În a șasea coloană întreabă-te: „este cu adevărat necesar să fac eu această sarcină?” Ideea este să identifici tot ceea ce este posibil de externalizat.
Această analiză a sarcinilor îți va permite să privești spre viitor, să organizezi munca și să optimizezi timpul pentru a-ți eficientiza ziua de zi, întotdeauna cu scopul de a îmbunătăți productivitatea personală și profesională în toate tipurile de afaceri.
