Optimisez votre travail avec le modèle d'analyse d'activités

Pour certaines personnes, le mot planification est un peu compliqué. Parfois, nous pensons que nous ne sommes pas doués pour cela, mais nous oublions qu'il s'agit d'une habitude très humaine. Pensez un instant : que faites-vous avant d'aller faire vos courses hebdomadaires au supermarché ? Vos voyages et vacances surgissent-ils du jour au lendemain ? Sûrement, au cours de votre vie, vous avez pratiqué la planification même dans les actions les plus quotidiennes.

Table des matières

• Planification pour améliorer la productivité personnelle et professionnelle
• Pour que vous n'ayez aucun doute, voici un exemple
• Téléchargez votre modèle d'Analyse d'activités
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De plus, le cerveau humain est une machine très efficace en matière de planification, au point qu'il ne peut pas encore être imité par les ordinateurs les plus sophistiqués dans de nombreux processus impliquant la gestion de nos vies. Alors, ayant pris conscience de ces avantages, qu'attendez-vous pour commencer à planifier également d'autres tâches qui concernent votre vie ?

Planification pour améliorer la productivité personnelle et professionnelle

Il est essentiel de faire régulièrement une analyse des tâches, en examinant rétrospectivement ce que vous réalisez réellement. C'est pourquoi nous voulons vous inviter à optimiser votre temps et à organiser votre travail afin d'améliorer votre productivité personnelle et professionnelle dans votre quotidien exigeant.

Pour cela, chez FREED, nous avons conçu le Modèle d'Analyse d'activités, que vous pourrez télécharger, imprimer et remplir. Cet exercice vous sera très utile pour comprendre quelles tâches et activités sont essentielles, ce que vous pouvez arrêter de faire, ce qui peut être externalisé et pour apprendre à déléguer.

Cette dynamique consiste en ce qui suit :

1. Dans la première colonne à gauche, listez toutes les tâches qui occupent votre temps, qui sont récurrentes et ont un nombre d'heures associé. Incluez vos projets en cours et en attente.
2. Dans la deuxième colonne, identifiez ce qui est essentiel. Il s'agit des tâches, activités et projets que vous seul pouvez réaliser. Cochez celles qui entrent dans cette catégorie.
3. Ensuite, dans la troisième colonne, cochez les tâches que vous pourriez éliminer, celles que vous pouvez arrêter de faire, car elles n'apportent pas de valeur au client ni à votre équipe.
4. Dans la quatrième colonne, cochez tout ce qui peut être délégué, ce qu'une autre personne pourrait faire. Pour le résoudre, demandez-vous : « si mon heure de travail vaut X, puis-je payer quelqu'un pour le faire pendant que je me concentre sur l'essentiel ? »
5. Dans la cinquième colonne, cochez les tâches susceptibles d'être automatisées. Elles sont répétitives, vous demandent beaucoup de temps et il existe aujourd'hui des applications et des plateformes web qui vous aideraient à les automatiser : planification de réunions, traductions de textes, transcriptions d'entretiens ou de conférences audio et vidéo, édition d'images, etc.
6. Dans la sixième colonne, demandez-vous : « est-il vraiment nécessaire que je fasse cette tâche ? » L'idée est que vous identifiiez tout ce qui est susceptible d'être externalisé.

Pour que vous n'ayez aucun doute, voici un exemple

Cette analyse des tâches vous permettra de vous projeter dans l'avenir, d'organiser le travail et d'optimiser le temps pour rendre votre quotidien plus efficace, toujours dans le but d'améliorer la productivité personnelle et professionnelle dans tous les types d'entreprises.

Téléchargez votre modèle d'Analyse d'activités

 

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